Streng vertraulich: Bei sensiblen Dokumenten setzt die Bank Austria auf DHL Express

Vor einer großen Herausforderung stand die Bank Austria bei der Zentralisierung der Dokumentengeschäfte in Wien: „Wenn wir unseren Kunden aus ganz Österreich versprechen, dass die Dokumente schon am Tag nach dem Abschicken von uns bearbeitet und ins Ausland geschickt werden, müssen wir uns darauf verlassen können, dass die Dokumente bis 9 Uhr früh bei uns am Tisch liegen. Nur dann haben wir genug Zeit, sie rechtzeitig zu bearbeiten“, sagt Alfred Kupferschmidt, der Leiter des Dokumenten- und Garantiegeschäfts bei der Bank Austria.

Waren die Dokumente dann bearbeitet, bedeutete früher auch das Fertigmachen für den Versand einen hohen Zeit- und Personalaufwand. Und auch der Versand ins Ausland kostete viel Zeit. „Was nützt es, dass ich selbst die Dokumente in wenigen Stunden bearbeite, wenn sie dann erst Tage später am Zielort im Ausland ankommen?“, bringt Kupferschmidt das Problem auf den Punkt: „Ich garantiere meinen Kunden Express-Bearbeitung und brauche daher einen Logistikpartner, der mir Express-Versand garantiert.“

Als die Bank Austria den gesamten Dokumentenversand an DHL Express auslagerte, gründete der Logistikdienstleister eine eigene Bank-Unit. Damit begann die Zusammenarbeit, die in den letzten 19 Jahren stetig mit den Qualitätsansprüchen der Bankkunden gewachsen ist. „Wir haben für die führende heimische Bank im Firmenkundengeschäft eine All-in-Lösung geschaffen“, erklärt DHL Express Austria Geschäftsführer Ralf Schweighöfer: „Wir bringen die Dokumente nicht einfach nur möglichst rasch von A nach B. Wir kümmern uns auch um alle operativen Abläufe rund um den Versand. Das beginnt mit dem Abholen der Dokumente. Dann werden sie dem entsprechenden Geschäft zugeordnet, versandfertig gemacht und die Transportdokumente erstellt. Und natürlich bringen wir sie in Express-Zeit zum Zielort.“ Der Logistikdienstleister sichert diese Express-Zeit bei seinen DHL EXPRESS Produkten zu. Je nach Wunsch wird eine Zustellung vor einer bestimmen Uhrzeit garantiert. So landen die Dokumente der Bank Austria noch vor 12 Uhr des nächsten Arbeitstages in Europa und in den USA sowie am übernächsten Arbeitstag in Asien und Afrika.

Ebenfalls mit dem DHL EXPRESS 9:00 Produkt hat DHL Express den Bedarf an rechtzeitiger Zustellung aus den Bundesländern gelöst. „Die Bankkunden rufen uns über eine eigene Kundennummer an oder erteilen uns gleich online den Auftrag. Wir holen die Dokumente aus ganz Österreich ab und liefern sie zuverlässig bis spätestens 9 Uhr früh des nächsten Tages in der Bank Austria ab. Im Normalfall holen wir dieselben Dokumente dann am gleichen Abend nach der Bearbeitung durch die Bank auch schon wieder ab, machen sie versandfertig, und am nächsten Tag sind sie am Zielort im Ausland“, sagt Schweighöfer.

Binnen weniger Stunden sind die Dokumente in der Wiener Zentrale, werden bearbeitet und erreichen in kürzester Zeit ihr Ziel in Europa oder den USA – eine für die Bank Austria einzigartige Lösung, wie Kupferschmidt erklärt: „So wie die UniCredit die beste Vernetzung in Zentral- und Osteuropa hat, verfügt auch DHL Express über ein hervorragendes Netzwerk im Ausland. Deshalb konnte uns nur DHL Express zusichern, den Versand inklusive Poststellen-Dienstleistungen in so knapper Zeit zu schaffen. Und ihre Mitarbeiter beweisen uns seit 19 Jahren jeden Tag, dass wir ihnen unser Vertrauen zu Recht schenken.“

„Würden die Dokumente zu spät bei uns eintrudeln, könnten wir sie nicht mehr am selben Tag bearbeiten. Das Warten auf Dokumente würde unseren Workflow durcheinander bringen. Aber wir wissen, dass wir auf die Zuverlässigkeit von DHL Express vertrauen können, und geben unseren Kunden eine 24-Stunden-Garantie. Da kann die Konkurrenz nicht mithalten“, sagt Kupferschmidt.

Dank DHL Express ist die Reise der sensiblen Dokumente auch stets nachvollziehbar: „Transparenz ist bei diesen Geschäften sehr wichtig. Durch das Track & Trace - Service wissen unsere Kunden immer, wo sich ihre wichtigen Dokumente gerade befinden“, so der Leiter der Bank Austria-Dokumentenabteilung.

Weil sich die speziell geschulten und vertrauenswürdigen Mitarbeiter von DHL Express auch um den gesamten Ablauf rund um den Versand kümmern, kann die Dokumentenabteilung ganz auf ihre Kernkompetenz fokussieren, wie Kupferschmidt erklärt: „Wir hatten früher zehn Mitarbeiter, die nur mit Mailroom-Aktivitäten beschäftigt waren. Heute kommen wir mit zwei aus. Den Rest erledigt DHL Express.“ Die österreichischen Betriebe verlassen sich bei Dokumentenakkreditiv-Geschäften auf die Bank Austria und somit indirekt auf die Zuverlässigkeit von DHL Express.